La saison revient des traditionnels entretiens d’évaluation annuels. Souvent décriés, ils méritent qu’on leur rende leurs lettres de noblesse.

Car l’entretien annuel est un acte managérial et un acte de responsabilisation dans toutes leurs splendeurs : au manager d’en faire un outil de motivation ; au cadre d’en faire un outil de son développement de carrière.

Il est donc à prendre avec sérieux… et décontraction.

L’objectif : prendre de la hauteur sur l’activité du collaborateur.

Ce rendez-vous d’une durée allant de 1 h à 1 heure 30 maximum est l’occasion de prendre de la hauteur et de revisiter l’activité avec un regard différent.

Il s’agit de mettre en lumière ce que le quotidien nous empêche de faire : les points positifs de l’année écoulée, les apprentissages, les réussites… et de pointer – dans une logique d’amélioration continue – le chemin qui reste à parcourir au collaborateur.

La préparation : la base…

La préparation est le moment de l’évaluation avec objectivité des réalisations, de leur contexte en s’appuyant sur des éléments factuels. Pour le manager, il est indispensable d’en discuter avec le N+1 afin de tenir ensuite un discours construit et cohérent.

La posture de l’encadrant et du collaborateur doit absolument être constructive et amener vers des solutions. Cette posture se construit dès la préparation.

Un entretien bien préparé est à moitié réussi !

Un dialogue, d’égal-à-égal :

Pour être constructif, l’entretien doit se dérouler d’égal à égal. Le plus important dans cet entretien est de reconnaitre objectivement le travail et de motiver le collaborateur :

• En lui faisant prendre conscience de ses succès (et oui, beaucoup d’entre eux n’en ont pas conscience)
• En orientant la lumière vers ses axes de progrès professionnels mais aussi personnels (compétences liées au métier et à son comportement ou sa personnalité)
• En construisant avec lui un plan d’actions pour développer ses compétences,
• En réfléchissant avec lui à ses projets d’évolution à court-terme.

Entretien Annuel d’Evaluation : clé de voûte du management ET document à valeur juridique.

L’entretien annuel est un moment qui doit être majeur pour tout collaborateur et en particulier ceux qui souhaitent progresser : reconnaissance, perspective d’évolution, responsabilisation. Trois ingrédients qui doivent figurer dans la recette d’un entretien annuel réussi.

Depuis 2016, ils sont complétés tous les deux ans par l’entretien professionnel qui met l’accent sur « l’employabilité » et sur l’évolution de carrière à moyen et long terme.

Si l’entretien professionnel est obligatoire, ce n’est pas le cas de l’entretien d’évaluation annuel. Et pourtant, chefs d’entreprises, DRH, manager inscrivez-les à l’agenda de vos pratiques managériales !

On sait bien que le regard que nous posons sur nos collaborateurs peut être sévère. L’entretien annuel d’évaluation permet alors d’acter des écarts dans la tenue d’un poste. Il prépare à une éventuelle séparation future, à l’amiable ou pas. Et sachez que les prud’hommes ne goutent guère les licenciements pour insuffisance professionnelle sans entretien annuel ou avec la mention « performance satisfaisante ».

• Rendre le salarié responsable de sa carrière et de son employabilité, durablement
• Inciter les employeurs à aider leurs salariés à monter en compétences pour qu’ils accompagnent la stratégie de développement de l’entreprise.

Pourquoi cette loi ?

Un salarié sans compétence aura un avenir bien sombre ; une entreprise sans compétence n’a pas d’avenir.

D’où l’intérêt que les deux parties collaborent pour faire monter en compétences et en employabilité la ressource première de l’entreprise : le capital humain. C’est l’esprit de cette loi.

Une loi articulée autour de l’Entretien Professionnel

La loi impose la conduite, tous les 2 ans d’un entretien professionnel et d’un récapitulatif de carrière au bout de 6 ans.

Il répond à trois objectifs :

• faire un point sur les compétences métier et celles acquises en dehors de l’entreprise (association, voyage humanitaire, théâtre…).
• Réfléchir avec le N+1 à la façon d’acquérir de nouvelles compétences et lesquelles.
• Comprendre l’évolution des besoins en compétences de l’entreprise et permettre aux collaborateurs de monter en compétences pour rester employable.

Tous les 6 ans un entretien approfondi de synthèse permettra de contrôler l’évolution du salarié sur la base de trois critères. La loi impose qu’il devra avoir validé deux de ces trois critères :

• Une formation
• L’acquisition d’éléments de certification ou d’un diplôme reconnue par le RNCP (registre national des certifications professionnelles)
• Une évolution professionnelle ou salariale.

Faute de quoi, l’entreprise de plus de 50 salariés se verra obligée de payer une amende (3.000 euros par salarié) et d’abonder le CPF du salarié. Si l’on peut penser que l’objectif n’est pas de sanctionner les entreprises, ces risques d’amendes impliquent une attention certaine à la mise en place de ces entretiens et de leur suivi.

La responsabilisation du collaborateur :

Cet entretien professionnel a pour but de donner au salarié la responsabilité de sa carrière. Sa carrière lui appartient, il en est donc le premier acteur. A lui de se questionner sur l’évolution qu’il veut suivre, de proposer au N+1 donc à l’entreprise.  Démarche souvent novatrice et assez complexe !

Pour l’y aider, la loi prévoit le CEP –  Conseil en Evolution Professionnel.

Gratuit pour le salarié, selon des modalités encore mal définies, le CEP lui permet de faire un point sur ses compétences et les voies d’évolution possible. Pour les cadres, renseignez-vous à l’APEC.

Les bilans de compétences, voire l’outplacement restent d’actualité et offrent des démarches plus approfondies.

D’autres outils à disposition du salarié :

Pour avoir accès à la formation, la loi amène une fausse révolution le CPF (compte personnel Formation – vous l’ouvrez en vous connectant sur le site www.moncompteformation.gouv.fr) Ancien DIF, c’est un crédit d’heures de formation qui est alimenté tous les ans dans la limite de 100 h (ou 150 h pour les Temps partiels). Le CPF appartient au salarié et le suit tout au long de sa carrière professionnelle. Grâce à cette cagnotte, il peut accéder à des formations diplômantes ou financer toute ou partie de VAE, avec ou sans renchérissement de l’entreprise.

Attention, avec 100 heures, le crédit est très limité.

Toujours valable, le congé individuel formation reste d’actualité. D’une durée allant jusqu’à 1 an. Il peut même être financé par le fongecif. L’entreprise ne peut le refuser plus d’une fois. Le CIF peut être financé via le CPF.

La valorisation des acquis de l’expérience : Démarche qui vise à traduire en diplôme des compétences acquises sur le terrain. Outil déjà existant, il est remis sous les projecteurs de la loi comme un vecteur de la montée en compétences des salariés. Il peut être financé via le CPF.

Enfin, la période de professionnalisation. Elle permet l’acquisition par le salarié d’un diplôme dans le cadre d’une période « d’alternance » entre la formation et l’entreprise. Cette période de professionnalisation est financée soit via le CPF soit via le plan de formation de l’entreprise.

Conclusion :

Si les principes sont simples, la mise en place de cette réforme demande une évolution des cultures tant du côté des entreprises que du côté des salariés. Il y a des couacs et des grincements, probablement pour quelques temps encore.

Et si l’on regarde les choses avec les lunettes positives : ça va dans le bon sens !

Une évaluation de la performance : par le manager

Les faits étant établis dans les phases précédentes, il est de la responsabilité de l’encadrant de mesurer la performance du collaborateur sur son poste. C’est le moment de noter ce qui a bien fonctionné et ce qui n’est pas satisfaisant.

Enfin la mesure de la performance est souvent faite avec une échelle de type : au-delà des attentes ; conforme aux attentes ; inférieur aux attentes.

Si le collaborateur ne partage pas l’appréciation, il peut le noter dans une zone qui lui est réservée.

Rebondir sur l’année future :

C’est l’occasion pour le manager de donner du sens sur les enjeux de l’année à venir et pour le collaborateur de comprendre le contexte de sa mission.

La fixation d’objectifs (SMART !) est une négociation pour que ceux-ci soient motivants pour le collaborateur.

Enfin, est établi un plan d’actions pour mieux tenir le poste, synthèse des échanges : quels moyens permettront au collaborateur de se développer ? Peut-être en fonction de la maturité sur le poste, sera-t-il le moment d’évoquer une mobilité vers un prochain poste.

Entretien Annuel d’Evaluation : clé de voûte du management ET document à valeur juridique.

L’entretien annuel d’évolution, une fois rédigé – souvent après l’échange – est signé par le collaborateur, son manager et le supérieur hiérarchique. Cela en fait un document officiel qui accompagne le collaborateur dans l’entreprise.

Cette étape est donc bien une étape clé dans la carrière d’un collaborateur et dans la posture du manager : il important de savoir acter les points positifs comme ceux qui doivent être améliorés. Ces points à améliorer sont avant tout des axes de développements et de progression.

Dans quelques cas, ils sont un premier pas qui permet de signifier officiellement des écarts dans la tenue attendue d’un poste. Ils préparent à une éventuelle séparation future, à l’amiable ou pas.

Enfin pour les derniers que ce texte n’aurait pas convaincus de l’utilité de ces entretiens, sachez que les avocats reçoivent régulièrement des dossiers de licenciement pour insuffisance professionnelle dans lesquels les entretiens annuels d’évaluation mentionnaient des performances « satisfaisantes » : difficile à plaider aux Prud’hommes !

« Pour les entreprises, l’épanouissement des salariés et le climat de confiance sont des enjeux de performance. Premier défi, à court et à moyen terme : la prévention des risques et l’amélioration de la santé et du bien-être des individus, pour renforcer la productivité. A moyen terme, attirer les talents, puis les fidéliser. Autre défi sur le long terme : accompagner le changement, dans une dynamique favorable à la créativité et à l’innovation. En somme, privilégier l’humain, en conciliant équilibre professionnel et contraintes économiques. »

Vers la suite de l’interview…